239/2010 14 grudzień 2010

ZARZĄDZENIE  NR  239/2010  

Prezydenta Miasta Wejherowa

z dnia 14.12.2010 r.

 

w sprawie wprowadzenia w życie „Instrukcji Inwentaryzacyjnej”.

 

Na podstawie art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tj.: tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zmianami)

 

Prezydent Miasta Wejherowa zarządza co następuje:

 

§ 1

Wprowadzam Instrukcję Inwentaryzacyjną dla Urzędu Miejskiego w Wejherowie obejmującą następujące dokumenty:

1. zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Wejherowie stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;
2. wykaz wzorów druków stosowanych przy prowadzeniu inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Wejherowie stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;

 

§ 2

Zobowiązuję Kierowników poszczególnych wydziałów organizacyjnych do zapoznania z treścią zarządzenia wszystkich podległych pracowników.

 

§ 3

Za prawidłowe przestrzeganie zarządzenia odpowiedzialni są Kierownicy poszczególnych wydziałów organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy.

 

§ 4

Traci moc zarządzenie Nr 58/2006 Prezydenta Miasta Wejherowa z dnia 03.04.2006r.

 

 

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik nr 1

   do Zarządzenia Nr   239/2010

Prezydenta Miasta Wejherowa

      z dnia 14.12.2010 r.

 

 

ZASADY PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI

W URZĘDZIE MIEJSKIM W WEJHEROWIE

 

 

Przez inwentaryzację należy rozumieć zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych w jednostce. W znaczeniu tym mieszczą się czynności spisu rzeczowego, pieniężnego składników majątku oraz uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Do zakresu prac inwentaryzacyjnych należy również zbadanie, ustalenie i wyjaśnienie przyczyn powstania różnic między stanem rzeczywistym, a ewidencyjnym oraz wskazania sposobu ich rozliczenia.

Inwentaryzacja jednostki prowadzona jest zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późniejszymi zmianami).

 

ROZDZIAŁ  I

Przepisy ogólne

§ 1

Podstawowe określenia i ich znaczenia:

- jednostka – Urząd Miejski w Wejherowie

- kierownik jednostki- Prezydent Miasta

- rachunkowość jednostki – jej księgi rachunkowe, inwentaryzacja weryfikująca stan jej

  aktywów i pasywów, wycenę aktywów i pasywów oraz sprawozdanie finansowe

- księgi rachunkowe – wszystkie służące do ewidencji działalności jednostki, konta

  syntetyczne i analityczne, a także zestawienia sald kont sporządzone w sposób zapewniający

  ich trwałość

- środki pieniężne – gotówka, pieniądze na rachunkach bankowych

- wartości niematerialne i prawne – nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów  

  trwałych,  prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania o  

  przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do

  używania na potrzeby jednostki a w szczególności:

1)      autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

2)      prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych.

- środki trwałe – rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej

  użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby

  jednostki oraz w stosunku do których jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie,

  niezależne od sposobu ich wykorzystania. Zalicza się do nich w szczególności:

1)      nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budynki, budowle,

2)      maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

3)      ulepszenia w obcych środkach trwałych

- środki trwałe o charakterze wyposażenia – zużywające się stopniowo składniki majątku

  trwałego, dla których odpisy amortyzacyjne są w 100% odpisywane w koszty w dniu

  przyjęcia do użytkowania,

- materiały – materiały pomocnicze niezbędne do bieżącego funkcjonowania jednostki.

 

ROZDZIAŁ  II

Zadania i cele inwentaryzacji

 

§ 2

1.                  Zadaniem inwentaryzacji jest wiarygodne ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień, skonfrontowanie go ze stanem księgowym, wyjaśnienie różnic i doprowadzenie danych, ewidencji księgowej do zgodności z realiami.

2.                  Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie:

1)      doprowadzenie danych, wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych,

2)      rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie,

3)      dokonanie oceny gospodarczej, przydatności składników majątkowych,

4)      przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

3.                  Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest przewodniczący

            komisji inwentaryzacyjnej.

 

ROZDZIAŁ III

Metody inwentaryzacji

 

§ 3

1. Inwentaryzację roczną aktywów i pasywów przeprowadza się drogą:

1)      spisu z natury poszczególnych składników majątku, ich wyceny i porównanie tej wyceny z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

2)      uzyskania od Banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych Urzędu, stanu środków pieniężnych, należności oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

3)      porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem.

 

§ 4

1.                  Spis z natury polega na liczeniu, mierzeniu, ważeniu i innych pomiarach rzeczowych i 

pieniężnych składników majątku. Metoda ta odnosi się do składników mierzalnych i policzalnych.

2.                  Spisem z natury w jednostce ustala się stan następujących aktywów:

1)      środków pieniężnych, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,

2)      akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych,

3)      rzeczowych składników majątku obrotowego,

4)      środków trwałych z wyjątkiem gruntów i środków trudno dostępnych wglądowi

5)      maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą

3.                  Inwentaryzację metodą spisu z natury należy przeprowadzić na ostatni dzień roku

obrotowego oraz:

1)      na dzień zakończenia działalności jednostki, natomiast w przypadku połączenia lub podziału jednostek strony mogą w drodze pisemnej umowy odstąpić od inwentaryzacji,

2)      przy zmianie w obsadzie stanowisk osób materialnie odpowiedzialnych (tzw. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza),

3)      w przypadku zmian lub domniemania zmian w stanie składników majątkowych spowodowanych działaniem siły wyższej (pożar, powódź, kradzież z włamaniem),

4)      na żądanie władz (policji, prokuratury i sądu),

5)      na żądanie osób materialnie odpowiedzialnych,

6)      jako element kontroli wewnętrznej (tzw. Inwentaryzacje kontrolne w terminach nie zapowiedzianych),

 

§ 5

1.                  Potwierdzenie sald należności jest to dwustronne potwierdzenie stanów księgowych aktywów między kontrahentami drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

2.                  Pisemnego potwierdzenia sald wymagają:

1)      środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,

2)      należności oraz udzielone pożyczki,

3)      powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe.

3.                  Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda (art.26 ust. 1, pkt 3 ustawy o rachunkowości):

1)      należności sporne i wątpliwe,

2)      należności z pracownikami,

3)      należności wobec kontrahentów (osoby fizyczne) nie prowadzących żadnych ksiąg rachunkowych,

4)      należności z tytułów publicznoprawnych,

5)      przypadki w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda.

4.                  Inwentaryzacja – należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych – może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku.

 

§ 6

1.                  Inwentaryzacja drogą weryfikacji polega na porównaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach itp.

Stosowana jest wtedy, kiedy nie można przeprowadzić inwentaryzacji metodami wcześniej opisanymi lub kiedy nie ma obowiązku inwentaryzacji co roku, p. w stosunku do środków trwałych.

2.                  Weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównywanie ich z odpowiednimi dokumentami podlegają:

1)      grunty, środki trwałe do których dostęp jest utrudniony (rurociągi, kable..),

2)      należności sporne i wątpliwe,

3)      rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami,

4)      składniki finansowego majątku trwałego (udziały, akcje, papiery wartościowe),

5)      wartości niematerialne i prawne,

6)      rozliczenia międzyokresowe,

7)      należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),

8)      kapitały i fundusze, rezerwy i przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów (w tym również wszystkich zobowiązań).

3.                  W przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

 

Rozdział IV

Inwentaryzacja rzeczowych składników majątku drogą spisu z natury

 

§ 7

1.                              W celu sprawnego przebiegu inwentaryzacji Kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną (wzór nr 1). Powołanie komisji inwentaryzacyjnej następuje na wniosek Skarbnika Miasta. Również na wniosek Skarbnika Miasta Kierownik jednostki powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Powinien nim być pracownik jednostki, nie może to być jednak Skarbnik lub inny pracownik Wydziału Finansowego jednostki. Liczbę członków komisji ustala się w zależności od potrzeb.

2.                              Do uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy:

1)      opracowanie planu inwentaryzacji z podaniem rodzajów składników majątkowych podlegających inwentaryzacji oraz wyznaczenia dnia, na który będą inwentaryzowane dane składniki,

2)      ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury wynikającego z planu inwentaryzacji,

3)      powołanie zespołów spisowych,

4)      dokonanie podziału terenu jednostki na pola spisowe,

5)      przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury,

6)      na czas przeprowadzenia spisu przewodniczący stałej komisji inwentaryzacyjnej w porozumieniu ze Skarbnikiem zabezpiecza prowadzoną ewidencję ilościowa – wartościową składników majątkowych,

7)      kontrolowanie przebiegu spisu z natury,

8)      ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

9)      sporządzanie sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji.

 

 

§ 8

1.                  Zespoły spisowe powołuje Kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (wzór nr 2). Do zespołów spisowych powinny być powołane osoby z odpowiednimi kwalifikacjami.

2.                  Do obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności:

1)      zapoznanie się z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym,

2)      pobranie przed rozpoczęciem inwentaryzacji arkuszy spisu z natury,

3)      pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych (wzór nr 3 i 4),

4)      przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na określonym polu spisowym,

5)      ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury,

6)      rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,

7)      terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zaginięciem.

 

§ 9

1.                              Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzony nadzór nad składnikami majątku objętego spisem lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej. Spisów dokonuje się na arkuszach spisu, które winny być kolejno ponumerowane i wpisane do książki druków ścisłego zarachowania. Arkusz z chwilą ponumerowania objęty jest kontrolą zużycia.

2.                              Każdy arkusz spisu z natury powinien zawierać:

1)      nazwę „arkusz spisu z natury”

2)      nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki

3)      numer kolejny arkusza oraz parafę osoby odpowiedzialnej za wydane druki ścisłego zarachowania celem uniemożliwienia podmiany,

4)      określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg obmiaru),

5)      nazwę pola spisowego (np. Sekretariat, pokój nr 23),

6)      datę i godzinę przeprowadzenia spisu na każdym arkuszu,

7)      numer strony w pliku arkuszy spisowych, dotyczących poszczególnych grup składników (np. środków trwałych, materiałów), z podziałem na:

- osoby odpowiedzialne materialnie,

- składniki pełnowartościowe,

- składniki niepełnowartościowe,

- składniki stanowiące własność innych jednostek,

8)      imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego,

9)      numer kolejny pozycji spisowej,

10)  szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy),

11)  jednostkę miary,

12)  ilość stwierdzoną w czasie spisu (po przeliczeniu, sprawdzeniu),

13)  imię i nazwisko osoby, która spis wyceniła oraz jej podpis.

3.                              Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości.

1)      zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane jedynie podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej i zgodnie z art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

2)      poprawianie zapisu polega na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczby pozostały czytelne oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej a także osoby przejmującej (w przypadku spisu zdawczo – odbiorczego),

3)      nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

4.                              Po zakończeniu i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu z natury zespół spisowy powinien nanieść na tym arkuszu adnotację o następującej treści „Spis zakończono na pozycji ….”. Ponadto należy pamiętać, że na arkuszach spisu nie można pozostawić nie wypełnionych wierszy.

5.                              Arkusze spisowe sporządza się przez kalkę w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje wydział finansowy za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna.

6.                              Po zakończeniu spisu z natury zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej:

1)      pisemną informację – o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i jego zabezpieczenia przed zniszczeniem lub kradzieżą (wzór nr 5).

2)      rozliczyć się z przydzielonych arkuszy spisu z natury, niewykorzystane arkusze spisowe  niezwłocznie zwrócić osobie odpowiedzialnej za ewidencję druków ścisłego zarachowania.

 

§ 10

1.                  Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, na podstawie informacji otrzymanych od zespołów spisowych sporządza ogólne sprawozdanie zawierające ocenę wyników inwentaryzacyjnych.

2.                  Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je do Wydziału Finansowego w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

 

§ 11

1.                  Wyceny rzeczowych składników majątkowych ujętych na arkuszach spisu z natury dokonuje pracownik Wydziału Finansowego jednostki.

2.                  Wycena polega na przemnożeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez stosowaną w księgowości jednostki cenę ewidencyjną.

3.                   Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pieniężnych składników majątku należy ustalić  różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego na arkuszach spisu z natury, ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo-wartościowej.

4.                  Przed ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo-wartościowa musi być bezwzględnie uzgodniona z ewidencją ksiąg rachunkowych.

5.                  Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1)      niedobory – gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego,

2)      nadwyżki – gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego,

3)      szkody – gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego składnika majątku.

6.                  Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki, niedobory) dokonuje się na podstawie decyzji Kierownika jednostki, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej – zaopiniowanej przez Skarbnika.

7.                  Radca prawny opiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej w przypadku niedoborów uznanych za zawinione (gdy następuje obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej).

8.                  W przypadku pominięcia (niezauważenia) przy spisie niektórych składników, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może zezwolić na przeprowadzenie spisu dodatkowego, zachowując wszystkie wymogi przeprowadzania spisu z natury.

9.                  Wszelkie różnice ujawnione w drodze inwentaryzacji należy ująć w księgach rachunkowych nie później niż w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, a w przypadku ujawnienia ich w miesiącu kończącym rok sprawozdawczy – nie później niż z datą ostatniego dnia roku.

 

Rozdział V

Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania i papierów wartościowych

 

§ 12

1.                  Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania: kwitariuszy, druków opłaty targowej, formularzy mandatów karnych polega na porównaniu stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym, wynikającym z książki ewidencyjnej druków ścisłego zarachowania.

2.                  Spis z natury depozytów, w tym gwarancji, znajdujących się w przechowaniu w kasie polega na porównaniu stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym wynikającym z prowadzonego rejestru oraz ustaleniu i wyjaśnieniu różnic ilościowych.

 

Rozdział VI

Inwentaryzacja drogą uzgodnienia sald z kontrahentami

 

§ 13

1.                  Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie, czy rzeczywiście  posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione.

2.                  Inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald w jednostce objęte są aktywa zgromadzone na rachunkach bankowych oraz należności i własne składniki aktywów powierzone innym kontrahentom.

3.                  Potwierdzeniem prawidłowości sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych jest wyciąg bankowy oraz zawiadomienia banków.

4.                  W celu zinwentaryzowania należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych własnych środków majątkowych należy obowiązkowo sporządzić i wysłać do kontrahentów zawiadomienia o wysokości sald. Przed ich wysłaniem należy:

1)      wytypować zakres sald podlegających potwierdzeniu, kierując się:

a)      rodzajem kontrahentów, których zgodnie z ustawą o rachunkowości, należy objąć tą procedurą, z pominięciem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą ale bez dokumentowania jej księgami rachunkowymi, spraw spornych objętych postępowaniem sądowym, rozrachunków publicznoprawnych (podatki, składki ZUS),

b)      wyeliminowaniem sald o wartości poniżej 20 zł,

2)      przeprowadzić weryfikację salda, aby skorygować ewentualne błędy lub pomyłki,

3)      wyodrębnić salda należności przedawnionych lub nieściągalnych, a także te, które powinny zostać umorzone, sporządzając protokoły, które należy złożyć do Kierownika jednostki celem podjęcia odpowiedniej decyzji.

5.                  Uzgodnienie sald rozrachunków można przeprowadzić w następujących formach:

1)      pisemnej – na drukach ogólnie dostępnych, które wypisuje się w trzech egzemplarzach, przy czym dwa z nich wysyłane są do kontrahenta, a ostatni zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden z egzemplarzy powinien wrócić do jednostki – z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

2)      poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym zawierającym wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo – z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

3)      poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną,

4)      saldo może być potwierdzone telefonicznie, z tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą:

-   numer konta analitycznego,

-   kwotę salda należności, z wyszczególnieniem poszczególnych pozycji

    składających się na to saldo,

-   wskazanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej (u dłużnika) do

    potwierdzania sald,

-  podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald) z

    pieczątką imienną oraz pieczątką firmy.

6.                  Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo” lub ”Saldo niezgodne z powodu…” i obejmować należność główną plus odsetki.

7.                  Potwierdzenie salda przez osobę upoważnioną traktuje się jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia – art. 123 Kodeksu cywilnego.

8.                  Uzgodnienie i potwierdzenie sald należności przeprowadza się w okresie ostatniego kwartału roku budżetowego, do 15 dnia następnego roku, na dowolnie ustalony dzień. W przypadku jeśli nie jest to dzień kończący rok, potwierdzone salda powiększa się lub pomniejsza o operacje gospodarcze, które nastąpiły pomiędzy dniem przeprowadzenia inwentaryzacji a dniem kończącym rok.

9.                  Obowiązek potwierdzania sald należności spoczywa na służbach finansowo-księgowych.

 

Rozdział VII

Inwentaryzacja drogą weryfikacji stanów ewidencyjnych aktywów i pasywów.

 

§ 14

1.                  Inwentaryzacja drogą weryfikacji polega na ustaleniu realności stanu ewidencyjnego aktywów i pasywów przez porównanie go z odpowiednimi dokumentami. Ujawnione różnice podlegają wyjaśnieniu, rozliczeniu oraz ujęciu księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont.

2.                  Inwentaryzacja w formie weryfikacji dotyczy tych składników majątku, których stan rzeczywisty nie może lub nie podlega ustaleniu w formie spisu z natury lub w formie uzgadniania sald lub kiedy nie ma obowiązku inwentaryzacji co roku, np. w stosunku do środków trwałych.

3.                  Weryfikacji stanu ewidencyjnego w szczególności podlegają:

1)      rzeczowe składniki majątku znajdujące się poza jednostką, np.: środki trwałe trudno dostępne (linie energetyczne, budowle podziemne, itp.),

2)      drogi, place, grunty i tereny,

3)      środki trwałe w budowie (inwestycje),

4)      składniki majątkowe ujęte w ewidencji ilościowej pozabilansowej,

5)      wartości niematerialne i prawne,

6)      należności sporne i wątpliwe,

7)      rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami,

8)      rozliczenia międzyokresowe,

9)      należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),

4.                  Inwentaryzacja inwestycji (środki trwałe w budowie) polega na:

1)      sprawdzeniu czy rzeczywisty stan zaawansowania inwestycji jest zgodny ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej,

2)      sprawdzeniu czy inwestycje przekazane do eksploatacji jako obiekty zakończone nie figurują na kontach inwestycji.

5.                  Weryfikacja składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej pozabilansowej polega na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji ilościowej prowadzonej przez pracownika Wydziału Ogólno – Organizacyjnego ze stanem faktycznym składników majątkowych znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach jednostki. Z przeprowadzonej weryfikacji należy sporządzić protokół, który powinien być podpisany przez osobę dokonującą weryfikacji oraz osoby odpowiedzialne za powierzone składniki majątkowe. W przypadku powstania różnic ilościowych tj. niedoborów i nadwyżek wyniki należy ująć na druku zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych  należy sporządzić odrębne dla każdego pomieszczenia i wg osób odpowiedzialnych za powierzone składniki majątkowe, następnie należy przekazać przewodniczącemu stałej komisji inwentaryzacyjnej celem ich wyjaśnienia. Stała komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia różnice oraz formułuje ostateczne wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek ilościowych wynikających z weryfikacji.

6.                  Weryfikacje sald wynikających z ewidencji księgowej przeprowadzają pracownicy Wydziału Finansowego. Fakt przeprowadzenia inwentaryzacji i prawidłowości sald powinien być odnotowany na wydruku komputerowym.

7.                  Po przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji należy:

1)      Wpisać na badanym dokumencie adnotację „Przeprowadzono weryfikację na dzień…… Saldo jest zgodne”,

2)      Sporządzić protokół z weryfikacji przez osobę która ją przeprowadziła. W razie stwierdzenia niezgodności należy dokonać korekt, których podstawą jest dokument „Polecenie księgowania”.

 

Rozdział VIII

Terminy inwentaryzacji

 

§ 15

1.                  Termin i częstotliwość przeprowadzania spisów wyznacza Kierownik jednostki.

2.                  Termin uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzacja zostaje przeprowadzona w terminie podanym w poniższej tabeli.

 

 

 

Metoda inwentaryzacji	Rodzaj składnika majątku	Termin inwentaryzacji
Spis z natury	1. środki pieniężne w gotówce znajdujące się  w   jednostce	Na ostatni dzień roku
	2. papiery wartościowe (weksle, czeki, akcje, obligacje, bony)
	3. nie zużyte materiały i towary odpisane w koszty w momencie ich zakupu
	4. maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym
	5. składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek, powierzone do używania, przechowania.
Spis z natury	1. materiały znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową	Raz w ciągu 2 lat
Spis z natury	1. środki trwałe	Raz w ciągu 4 lat
	2. środki trwałe o charakterze wyposażenia
	3. maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym
W drodze potwierdzenia sald	1. środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,	Rozpoczęcie w IV kwartale roku a zakończenie do 15 stycznia roku następnego
	2. należności oraz udzielonych pożyczek,
	3. powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych
W drodze weryfikacji	1. grunty, środki trwałe do których dostęp jest utrudniony (rurociągi, kable..),	Corocznie-przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych
	2. należności sporne i wątpliwe,
	3. rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami,
	4. składniki finansowego majątku trwałego (udziały, akcje, papiery wartościowe),
	5. wartości niematerialne i prawne,
	6. rozliczenia międzyokresowe,
	7. należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),
	8. kapitały i fundusze, rezerwy i przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów ( w tym również wszystkich zobowiązań).

 

Rozdział IX

Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych

 

§ 16

1.                  Do dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji należy:

1)      zarządzenie Kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,

2)      plan inwentaryzacji (harmonogram),

3)      arkusze spisowe,

4)      oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych,

5)      sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury,

6)      zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,

7)      protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji,

8)      potwierdzenia sald należności,

9)      protokół z przeprowadzonej weryfikacji.

2.                  Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3.                  Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat (np.„Spis z natury środków trwałych–2010 r.”). Dokumentacja z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne – ze wszystkich kolejnych lat – archiwizowane są oddzielnie, ze szczególną pieczołowitością.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Zarządzenia Nr   239/2010 Prezydenta Miasta Wejherowa  

z dnia 14.12.2010 r.

 

 

WYKAZ WZORÓW DRUKÓW STOSOWANYCH PRZY PRZEPROWADZENIU INWENTARYZACJI W URZĘDZIE MIEJSKIM W WEJHEROWIE

 

 

1.                  Wzór nr 1 – Zarządzenie Prezydenta Miasta Wejherowa w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej.

2.                  Wzór Nr 2– Zarządzenie Prezydenta Miasta Wejherowa w sprawie przeprowadzenia spisu z natury.

3.                  Wzór Nr 3– Oświadczenie wstępne.

4.                  Wzór nr 4– Oświadczenie końcowe.

5.                  Wzór Nr 5– Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury.

6.                  Wzór Nr 6 – Sprawozdanie z zakończonej inwentaryzacji

7.                  Wzór Nr 7 –  Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie

                                   różnic inwentaryzacyjnych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 1

 

Zarządzenie Nr ……….

Prezydenta Miasta Wejherowa

z dnia…………………

 

 

w sprawie: powołania komisji inwentaryzacyjnej.

 

 

§ 1

Stosownie do postanowień „Instrukcji inwentaryzacyjnej” Urzędu Miejskiego w Wejherowie wprowadzonej zarządzeniem Nr ………….. z dnia ……………….. oraz na wniosek Skarbnika Miasta powołuję komisję inwentaryzacyjną w składzie:

- przewodniczący       …………………………………………………

- członek                     …………………………………………………

- członek                     …………………………………………………

 

§ 2

Komisja inwentaryzacyjna do dnia ………………opracuje:

1. plan inwentaryzacji z podaniem rodzajów składników majątkowych podlegających inwentaryzacji oraz wyznaczenia dnia, na który będą inwentaryzowane dane składniki,
2. harmonogram i zakres spisu z natury wynikający z planu inwentaryzacji.

 

§ 3

Komisja inwentaryzacyjna wystąpi z wnioskiem do Prezydenta Miasta Wejherowa o powołanie zespołów spisowych w celu zgodnego z harmonogramem przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Wejherowie.

 

§ 4

Do zadań komisji należy:

1. dokonanie podziału terenu jednostki na pola spisowe,
2. przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury,
3. rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,
4. kontrolowanie przebiegu spisu z natury,
5. ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,
6. sporządzanie sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji.

 

§ 5

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odpowiada za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych.

 

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

………………………………                                                          …………………………….

                Skarbnik                                                                                            Prezydent

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 2

 

Zarządzenie Nr ……………….

Prezydenta Miasta Wejherowa

z dnia …………..

 

w sprawie: przeprowadzenia spisu z natury.

 

§ 1

Stosownie do postanowień „Instrukcji inwentaryzacyjnej” Urzędu Miasta w Wejherowie wprowadzonej zarządzeniem Nr ………. z dnia ………….. zarządzam przeprowadzenie spisu z natury i powołuję zespoły spisowe w składzie:

Zespół I:

- przewodniczący       ……………………………………….

- członek                     ……………………………………….

- członek                     ……………………………………….

1.                  Nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń ……………………………..…………………………………………………………………………………………………..................................................................................

2.                  Rodzaj inwentaryzacji (okresowa, zdawczo – odbiorcza)………………………………

3.                  Rodzaj składnika majątkowego objętego spisem z natury………………………………

4.                  Osoba materialnie odpowiedzialna……………………………………………………...

5.                  Termin rozpoczęcia …………………zakończenia …………………… spisu z natury.

 

Zespół II:

- przewodniczący       ……………………………………….

- członek                     ……………………………………….

- członek                     ……………………………………….

6.                  Nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń ……………………………..…………………………………………………………………………………………………..................................................................................

7.                  Rodzaj inwentaryzacji (okresowa, zdawczo – odbiorcza)………………………………

8.                  Rodzaj składnika majątkowego objętego spisem z natury………………………………

9.                  Osoba materialnie odpowiedzialna……………………………………………………...

10.              Termin rozpoczęcia …………………zakończenia …………………… spisu z natury.

 

§ 2

Osoby powołane na członków zespołu spisowego ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami przeprowadzenia spisu z natury.

 

§ 3

Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na dzień ………………………………….

 

§ 4

Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący zespołu spisowego złoży niezwłocznie sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury.

 

§ 5

Za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

 

§ 6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

                                                                                                          …………………………….

                                                                                                                          Prezydent

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 3

 

OŚWIADCZENIE  WSTĘPNE

 

Oświadczam, że wszystkie operacje dotyczące przychodu i rozchodu (materiałów, środków trwałych, gotówki), za które odpowiadam zostały do chwili rozpoczęcia spisu prawidłowo udokumentowane i wykazane w obowiązującej dokumentacji przekazanej do Wydziału Finansowego.

 

 

                                                                                              ……………………………………

                                                                                                data i podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 4

 

OŚWIADCZENIE  KOŃCOWE

 

Oświadczam, że materiały, środki trwałe, gotówka zostały w mojej obecności prawidłowo przeliczone i ujęte prawidłowo do spisu.

Nie roszczę żadnych pretensji co do prawidłowości przeprowadzonego spisu oraz komisji.

 

 

……………………………………

                                                                                                data i podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

 

 

 

 

 

Wzór Nr 5

 

                                                                        

    

SPRAWOZDANIE  OPISOWE  Z PRZEBIEGU  SPISU  Z  NATURY

 

1.                  Zespół spisowy powołany na podstawie zarządzenia wewnętrznego nr ………. Kierownika jednostki ……………………………………………. z dnia ……………..

w następującym składzie osobowym:

- przewodniczący       …………………………………………………..

- członek                     …………………………………………………..

- członek                     …………………………………………………..

dokonał w dniu ………………… opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzeniu spisu z natury w :

1) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych

…………………………………………………………………………………………..

3) osoba materialnie odpowiedzialna

…………………………………………………………………………………………..

2.                  Inwentaryzacyjne składniki majątkowe zostały spisane na arkuszach spisu z natury:

- nr …………………. liczba pozycji ……………………………

- nr …………………. liczba pozycji ……………………………

3.         W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisów z natury.

4.         Sposób przechowywania i zabezpieczenia kluczy od pomieszczeń;

            …………………………………………………………………………………………...

5.         Środki zabezpieczenia przeciwpożarowego i ich stan

            …………………………………………………………………………………………...

6.         Stwierdzono w czasie dokonania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przechowywanego mienia

            …………………………………………………………………………………………

7.         W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające

            ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.         Na jakie trudności napotkał zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury

            ………………………………………………………………………………………….

9.         Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury

            …………………………………………………………………………………………..

 

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej                    Podpis członków zespołu spisowego

……………………………………………                        …………………………………….

                                                                                            …………………………………….

                                                                                            …………………………………….

 

 

Wejherowo, dnia……………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 6

 

SPRAWOZDANIE Z ZAKOŃCZONEJ INWENTARYZACJI

 

 

Komisja inwentaryzacyjna w składzie:

1. przewodniczący ………………………………………stan. służbowe ……………………

2. członek ………………………………………………. stan. służbowe ……………………

3. członek ………………………………………………. stan. służbowe ……………………

składa sprawozdanie z wykonania Zarządzenia Prezydenta Nr ……….z dnia……………… ,

przedkładając w załączeniu całą dokumentację z inwentaryzacji przeprowadzonej w Urzędzie

Miejskim w Wejherowie w czasie od……………do………….

 

1. Inwentaryzacja była przeprowadzona metodą spisu z natury, ustalając stan faktyczny składników majątkowych na dzień:

              rodzaj składników majątkowych                                                   data

1. ……………………………..                    ………….
2. ……………………………..                    ………….
3. ……………………………..                    ………….
4. Druki ścisłego zarachowania                    ………….
5. Inne                                                           ………….

 

2. Komisja inwentaryzacyjna stwierdza, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji wg zarządzenia zostały policzone, zmierzone, co ujęto w całości w arkuszach spisu z natury i protokołach załączonych do niniejszego sprawozdania.

 

3. Uwagi komisji dotyczące stanu zabezpieczenia majątku, dokumentacji w inwentaryzowanej jednostce , sposobu magazynowania, składowania i  konserwacji oraz sprawności urządzeń, sprzętu:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

4.  Wnioski poinwentaryzacyjne:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

 

 

……………. dnia ……………..                          Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej

1.      …………………………………………

2.      ………………………………………....

3.      ………………………………………....

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wzór Nr 7

 

 

PROTOKÓŁ ROZLICZEŃ

WYNIKÓW INWENTARYZACJI I DOCHODZEŃ W SPRAWIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

 

Komisja inwentaryzacyjna w składzie:

1. przewodniczący ……………………………………… służbowe …………………………...

2. członek ………………………………………………. służbowe …………………………...

3. członek ………………………………………………. służbowe …………………………...

na posiedzeniu w dniu ……………….., dotyczącym inwentaryzacji w ………………………

w dniach …………………………. Arkusz spisu z natury nr …………-…………., dokonała następującego rozliczenia:

            1) nazwa obiektu i oznaczenia pomieszczenia ………………………………………….

            2) rodzaj składnika majątkowego ……………………………………………………….

            3) osoba materialnie odpowiedzialna …………………………………………………...

            4) rozliczenie obejmuje okres od ………………… do ……………………………

1. Rozliczenie wyników inwentaryzacji.

            1) według załącznika

            2) wartość

                        - ogółem niedobory …………………………….. zł

                        - ogółem nadwyżka …………………………….. zł

2. Komisja inwentaryzacyjna – po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, ustala co 

    następuje:

1)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2) Ocenia następująco powstanie przyczyn wyszczególnionych powyżej niedoborów – nadwyżek

3. Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory – nadwyżki należy zakwalifikować jako:

- niezawinione i spisać w ciężar kosztów lub strat Urzędu Miejskiego w Wejherowie

- zawinione, obciążyć ich wartością osoby odpowiedzialne:

  …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

 

 

……………. dnia ……………..                          Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej

4.      …………………………………………

5.      ………………………………………....

6.      ………………………………………....

 

 

3. Opinia prawna radcy prawnego:   ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Data ……………………….                                                Podpis …………………………..

 

4. Opinia Skarbnika – w okresie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, obejmującej badania

    rzetelności i prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Data …………………..                                                       Podpis ……………………………

 

5. Decyzje Prezydenta Miasta Wejherowa:

            1) Niedobory wskazane w niniejszym protokole powstały (nie powstały) skutkiem

                czynu noszącego znamiona przestępstwa.

2) Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji nadwyżki przyjęte zostały na stan i  

    zaewidencjonowane w trybie przewidzianym w zakładowym planie kont.

3) Należy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory za zawinione i  

     obciążyć ich wartością ………………… zł Panią / Pana  

      …………………………………………………………………………..

      i dochodzić roszczeń z tego tytułu, zgodnie z obowiązującymi przepisami 

      prawnymi.

            4) Należy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory nadzwyczajne za

    niezawinione i spisać ich wartość w kwocie ……………………… zł w ciężar strat

    jednostki.

 

 

 

Data ………………………                                                 Podpis ……………………………